如何學習 Excel ?

在 辦 公 室 環 境 ,幾 乎 每 一 個 同 事 都 要 使 用 Excel。所 以 筆 者 被 問 到 的 電 腦 問 題 ,關 於 Excel 的 還 真 佔 了 很 大 的 一 部 分 。很 多 客 戶 都 希 望 能 多 學 幾 個 Excel 技 巧 來 傍 身 。但 經 過 多 年 發 展 ,Excel 已 經 變 成 一 個 功 能 太 強 大 的 複 雜 系 統 ,很 多 功 能 的 針 對 性 都 太 強 ,一 般 人 學 了 都 沒 什 麼 用 。所 以 要 怎 麼 教 客 戶 幾 個 有 用 技 巧 ,還 真 的 是 費 煞 思 量 。

愚 見 以 為 ,按 操 作 方 法 的 根 本 不 同 ,我 會 把 Excel 的 功 能 分 成 三 大 類 。第 一 大 類 是 在 下 拉 清 單 (功 能 表 )和 各 個 按 鈕 (工 具 列 )上 面 的 功 能 ,例 如 :格 式 設 定 、繪 圖 、排 序 等 等 。第 二 大 類 是 Excel 內 建 的 函 數 ,即 functions。第 三 大 類 是 巨 集 (Macro),或 者 更 準 確 的 說 法 Excel VBA(Visual Basic for Application)。

這 三 大 類 的 功 能 ,其 實 沒 有 高 下 之 分 。千 萬 別 以 為 同 一 個 問 題 ,會 用 Excel VBA 解 決 的 就 高 人 一 等 。真 正 最 好 的 解 決 方 法 ,其 實 就 是 最 簡 單 的 解 決 方 法 。所 以 學 習 Excel 應 該 針 對 你 工 作 上 的 需 要 ,學 了 太 複 雜 的 功 能 ,有 時 反 而 會 拖 慢 你 的 工 作 。

其 實 這 三 大 類 的 功 能 ,真 的 是 各 有 千 秋 。就 是 第 一 大 類 裡 面 的 東 西 ,有 很 多 小 技 巧 ,不 說 你 還 真 不 會 知 道 。問 題 一 :找 出 一 個 欄 (Col)裡 面 所 有 不 重 複 的 值 (find unique values)。有 人 會 寫 條 很 複 雜 的 函 數 給 你 ,也 有 人 會 用 VBA 寫 一 個 小 程 序 給 你 ,但 其 實 只 要 在 Advanced Filter 裡 面 ,勾 選 Unique Records Only,再 把 結 果 貼 到 一 個 空 白 的 地 方 就 行 了 。怎 麼 判 斷 用 Advanced Filter 是 最 好 的 解 決 方 法 呢 ?因 為 我 只 要 用 滑 鼠 點 選 幾 次 就 完 成 了 ,你 還 沒 有 把 整 條 函 數 輸 入 完 成 ,我 就 已 經 有 結 果 了 。

我 見 過 有 很 多 Excel 的 高 手 (在 這 裡 我 沒 有 任 何 不 敬 的 意 思 ,比 一 般 使 用 者 他 們 確 實 是 高 太 多 了 ),因 為 掌 握 了 高 階 的 函 數 運 用 (例 如 Array Function)和 VBA,反 而 把 最 簡 單 的 Excel 功 能 給 忘 光 了 。你 丟 給 他 什 麼 問 題 ,他 都 給 你 寫 條 Array Function,甚 至 寫 個 VBA 程 序 。這 是 我 們 要 常 常 警 惕 自 己 的 事 。把 簡 單 的 事 情 複 雜 化 ,純 粹 是 浪 費 時 間 的 事 ,工 作 效 率 是 不 會 高 的 。(高 手 中 的 高 手 會 很 注 意 執 行 效 率 的 問 題 ,所 以 是 不 太 會 犯 這 種 低 級 錯 誤 的 )

而 且 進 階 的 Array Function 和 VBA,是 很 難 推 廣 開 去 的 。把 進 階 的 解 決 方 案 丟 給 一 般 用 戶 ,他 們 學 也 不 懂 ,到 頭 來 還 是 要 你 幫 助 他 解 決 第 二 次 、第 三 次 。但 讓 他 們 學 會 了 簡 單 的 解 決 方 法 ,客 戶 就 可 以 自 己 掌 握 ,下 一 次 就 不 用 再 麻 煩 你 (=花 錢 )了 。所 以 ,你 以 為 客 戶 會 喜 歡 那 一 種 解 決 方 案 更 多 呢 ?

那 究 竟 我 們 可 以 如 何 自 學 Excel 呢 ?

筆 者 年 少 時 的 潮 流 是 看 書 ,看 專 門 的 教 學 書 籍 。直 到 現 在 ,電 腦 商 場 還 是 有 小 量 專 門 售 賣 電 腦 書 藉 的 店 舖 。書 籍 的 好 處 是 由 初 階 到 進 階 的 範 疇 都 有 ,而 且 每 本 書 都 有 明 確 的 主 題 ,範 圍 也 比 較 完 整 。但 缺 點 是 資 料 可 能 會 不 太 新 ,會 有 點 舊 。也 有 人 會 覺 得 書 本 太 沉 悶 ,令 人 提 不 起 興 趣 。

然 後 潮 流 就 轉 到 電 腦 班 。那 時 候 大 大 小 小 的 電 腦 學 校 多 如 雨 後 春 筍 ,現 在 反 而 少 了 很 多 。電 腦 班 的 最 大 問 題 是 因 為 時 間 有 限 ,都 不 會 教 得 太 深 入 ,總 有 點 囫 圇 吞 棗 的 感 覺 。而 且 ,就 算 是 號 稱 進 階 的 電 腦 班 ,內 容 對 我 們 來 說 有 時 還 是 太 淺 。另 一 種 的 電 腦 班 ,卻 是 十 分 針 對 性 的 ,只 對 業 內 的 人 士 有 幫 助 ,其 他 人 學 了 也 沒 什 麼 用 (例 如 :Financial Modeling with Excel VBA)。想 要 讀 電 腦 班 讀 成 Excel 高 手 ,大 概 沒 什 麼 可 能 。但 應 付 一 般 辦 公 室 的 需 要 還 是 大 概 足 夠 的 ,要 是 不 嫌 學 費 貴 ,上 個 堂 也 不 會 有 什 麼 損 失 。上 電 腦 班 的 另 一 個 好 處 是 ,你 可 以 拿 著 自 己 的 問 題 當 面 問 老 師 ,他 礙 著 面 子 ,也 不 能 推 說 不 懂 而 不 理 你 吧 ,哈 哈 。

今 時 今 日 的 潮 流 當 然 是 上 網 了 。拜 Google 大 神 所 賜 ,基 本 上 你 可 以 輕 鬆 的 從 成 千 上 萬 的 教 學 文 章 裡 面 ,找 到 你 所 需 要 的 東 西 。如 果 你 真 的 什 麼 都 不 懂 ,你 可 以 Google 「Excel + 初 學 」、「Excel + 入 門 」,中 英 皆 可 。把 找 到 的 東 西 都 看 一 遍 ,有 例 題 的 就 跟 著 做 ,基 本 的 Excel 應 該 可 以 很 快 的 掌 握 。

進 階 的 東 西 就 會 難 找 一 點 點 ,但 還 是 可 以 用 Google,輸 入 「Excel + 你 要 找 的 功 能 」。例 如 :「Excel + sumif」、「Excel + vlookup」、「Excel + pivot table」之 類 。在 網 上 學 Excel 的 最 大 問 題 就 是 沒 有 單 一 而 完 整 的 教 學 網 站 ,基 本 上 你 都 要 在 不 同 的 網 站 東 拼 西 湊 ,你 才 會 對 Excel 有 一 個 比 較 完 整 的 概 念 。當 然 ,這 也 不 完 全 是 網 站 方 面 的 問 題 ,而 是 Excel 涵 蓋 的 範 圍 真 的 太 廣 。

以 上 的 部 分 ,都 只 是 Excel 內 建 的 功 能 。Excel 最 困 難 的 部 分 ,其 實 是 綜 合 多 個 內 建 功 能 去 做 problem solving。這 部 分 的 搜 尋 有 時 就 要 花 點 心 思 了 。例 如 我 一 開 始 舉 的 例 ,找 不 重 複 的 值 ,你 可 以 google 「excel + unique values」,又 或 者 「excel + col + unique values」,然 後 你 會 得 到 很 多 不 同 的 解 決 方 案 。再 然 後 ,你 就 要 逐 一 驗 證 各 個 解 決 方 案 ,直 到 找 到 你 所 需 要 的 一 個 。但 當 然 ,這 樣 並 不 能 保 證 你 的 解 決 方 案 是 最 好 的 一 個 。

當 你 不 斷 的 從 各 個 地 方 吸 收 了 Excel 的 知 識 ,再 經 過 多 年 以 後 ,你 就 會 變 成 高 手 了 。上 面 的 三 個 途 徑 ,並 沒 有 說 那 一 個 才 是 正 途 ,更 多 人 是 三 個 途 徑 混 合 著 同 時 進 行 的 。筆 者 不 能 保 證 那 一 條 路 比 較 好 走 ,但 我 能 向 你 保 證 的 是 ,世 界 上 沒 有 捷 徑 。三 種 方 法 唯 一 的 相 同 之 處 ,就 是 你 得 要 花 時 間 花 心 機 。這 兩 樣 東 西 缺 了 任 何 一 樣 ,你 也 別 想 當 高 手 。

當 然 ,世 事 無 絕 對 ,我 也 認 識 很 多 比 我 高 太 多 的 高 手 。他 們 的 解 決 方 案 時 常 讓 我 拍 案 叫 絕 ,但 他 們 本 身 都 沒 下 過 什 麼 苦 工 去 學 Excel。因 為 他 們 都 是 付 款 給 我 去 解 決 的 !

ctleung張 先 生 ,男 性 ,肖 龍 。
職 業 :I.T. Consultant
簡 介 :不 好 好 讀 書 ;七 尺 差 五 寸 ,手 長 過 膝 ,雙 耳 垂 肩 ;性 寬 和 ,寡 言 語 ,喜 怒 不 形 於 色 。據 說 少 時 曾 斬 白 蛇 於 鳳 凰 山 下 ……
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