為什麼要用 Outlook ?!幾個必備的add-in!

今 時 今 日 ,用 Mac、用 手 機 、用 平 板 check email 的 朋 友 實 在 不 少 。對 他 們 來 說 ,基 本 上 是 任 何 一 個 email client 軟 體 都 可 以 用 ,都 好 好 用 。甚 至 於 連 web mail 也 覺 得 沒 什 麼 問 題 。但 是 對 於 用 開 outlook(拜 託 ,千 萬 別 說 outlook express,朋 友 ,你 有 點 out 了 )的 朋 友 ,卻 總 是 覺 得 別 的 email client 缺 少 了 什 麼 。

其 實 也 沒 什 麼 好 驚 訝 的 ,outlook 好 用 就 只 不 過 是 outlook 功 能 強 大 而 已 。特 別 是 工 作 上 的 電 郵 ,每 天 有 成 千 上 萬 的 郵 件 ,或 者 你 有 數 以 千 計 的 連 絡 人 。大 部 分 的 email client 根 本 沒 有 對 應 的 工 具 ,更 別 說 web mail 了 。

雖 然 outlook 強 大 ,但 我 們 還 是 可 以 安 裝 一 些 Add-ins,又 或 者 寫 個 VBA 去 增 強 outlook 的 功 能 的 。今 天 筆 者 就 為 大 家 介 紹 幾 個 outlook 好 駛 好 用 的 Add-ins。

Remove duplicates from Excel

假 如 你 的 outlook 使 用 了 好 長 的 一 段 時 間 ,裡 面 什 麼 都 特 別 多 的 話 ,那 九 成 少 不 了 重 複 的 東 西 。重 複 的 電 郵 當 然 有 ,那 很 常 見 。但 有 重 複 的 聯 絡 人 和 行 事 厝 的 其 實 也 不 少 。有 重 複 的 話 ,我 們 便 要 找 一 些 duplicates remover 來 幫 手 。

首 先 介 紹 的 是 ODIR (outlook duplicate items remover)。它 的 強 項 是 ,一 ,免 費 ;二 ,可 以 移 除 重 複 的 Contacts、Appointments、Tasks、Notes(我 是 說 除 了 emails 之 外 )。不 說 不 知 ,其 實 很 多 的 duplicates remover 只 可 以 處 理 emails。ODIR 的 缺 點 是 不 能 自 定 義 尋 找 重 複 的 規 則 、不 能 尋 找 cross folder 的 重 複 、不 能 自 定 刪 除 的 動 作 、執 行 的 速 度 也 只 是 一 般 。但 作 為 一 個 免 費 的 產 品 ,已 經 是 非 常 難 得 的 了 。

ODIR

其 實 除 了 電 郵 的 部 分 之 外 ,ODIR 的 可 用 性 是 非 常 高 的 。因 為 其 他 類 別 不 像 電 郵 會 分 散 到 數 以 百 計 的 folders 和 sub folders。所 以 筆 者 多 數 是 另 外 安 裝 電 郵 類 的 duplicates remover。MAPILab 公 司 的 Duplicate Email Remover 相 信 很 多 朋 友 都 用 過 吧 ,它 可 以 處 理 cross folder 的 重 複 ,也 可 以 自 定 針 對 重 複 作 什 麼 樣 的 動 作 (筆 者 最 喜 歡 永 久 刪 除 ,呵 呵 ),執 行 速 度 也 很 快 。

Duplicate Email Remover

第 二 類 想 要 介 紹 的 ,是 和 mail rules 有 關 的 。outlook 的 mail rules 很 多 朋 友 都 會 用 ,但 要 管 理 起 來 卻 是 難 上 加 難 。筆 者 的 老 闆 的 outlook rules 有 一 千 多 條 ,例 如 你 想 加 一 條 新 的 rules,想 要 找 找 和 舊 rules 有 沒 有 重 複 ,又 或 者 有 沒 有 衝 突 ,根 本 就 沒 可 能 。

Free Spam Filter for Outlook and Outlook Express

這 一 類 add-ins 通 常 叫 做 mail rules manager。本 來 在 outlook 裡 面 ,mail rules 完 全 不 可 以 簡 單 地 view 和 sort,要 管 理 的 話 只 可 以 一 條 一 條 地 看 details,別 說 上 千 條 rules 了 ,就 是 只 有 五 十 條 也 看 到 天 黑 了 。mail rules manager 都 可 以 用 一 個 簡 單 的 列 表 (像 excel 表 )方 式 去 顯 示 所 有 的 rules,每 一 條 rules 裡 面 的 condition(例 如 是 那 一 個 contact) 和 action(例 如 移 去 那 一 個 folder)都 一 目 了 然 ,而 且 還 可 以 sort 和 search。

Auto-Mate Rule Manager

有 一 些 特 別 利 害 的 ,例 如 Sperry 公 司 的 Power Rules Manager,還 能 夠 檢 查 和 修 正 有 問 題 的 ,或 是 重 複 的 rules。更 利 害 的 ,它 可 以 consolidate rules。它 可 以 將 相 同 action 的 rules 合 併 為 一 條 ,例 如 你 本 來 有 50 個 不 同 的 contacts 都 是 要 移 送 到 vendors 資 料 夾 的 ,你 可 能 會 有 50 條 rules,Power Rules Manager 就 可 以 自 動 將 50 條 rules 合 併 為 1 條 。這 樣 不 只 以 後 管 理 起 來 方 便 得 多 ,執 行 的 效 能 也 會 提 高 許 多 。

Power Rules Manager

第 三 類 ,是 管 理 那 個 auto complete 清 單 的 。當 我 們 在 outlook 新 增 一 封 電 郵 的 時 間 ,如 果 我 們 在 To 裡 面 打 p 那 outlook 就 會 自 動 彈 出 所 有 p 開 頭 的 清 單 ,那 個 就 是 auto complete 了 。很 多 朋 友 都 誤 會 ,以 為 那 個 就 是 contacts 裡 面 的 清 單 ,但 其 實 兩 者 是 獨 立 的 。

要 說 這 一 類 的 軟 件 ,不 得 不 提 NirSoft 公 司 。由 早 期 的 NK2View,到 後 來 的 NK2 Editor,都 是 同 類 產 品 中 的 表 表 者 。NK2 Editor 可 以 直 接 打 開 那 個 auto complete list,你 可 以 自 由 的 增 加 /修 改 /刪 除 ,也 可 以 把 所 有 contacts 一 次 過 import 入 auto complete list。NK2 Editor 在 備 份 /還 原 auto complete list 到 另 一 部 電 腦 是 極 為 有 用 的 。

NK2 Editor

 

ctleung張 先 生 ,男 性 ,肖 龍 。
職 業 :I.T. Consultant
簡 介 :不 好 好 讀 書 ;七 尺 差 五 寸 ,手 長 過 膝 ,雙 耳 垂 肩 ;性 寬 和 ,寡 言 語 ,喜 怒 不 形 於 色 。據 說 少 時 曾 斬 白 蛇 於 鳳 凰 山 下 ……
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